E-Rechnung ab 2027: Rechnungen aus dem Onlineshop

Der Unterschied, um den sich alles dreht, steht in einem einzigen Satz des Umsatzsteuergesetzes: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 UStG). Alles andere — Papier ebenso wie jedes andere elektronische Format — ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Absatz 1 UStG). Damit fällt genau die Datei auf die falsche Seite, die die meisten Shops heute nach dem Kauf verschicken: Das Bundesministerium der Finanzen zählt ausdrücklich alle nicht strukturierten elektronischen Dateien dazu, zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze. Eine Rechnung ist also nicht deshalb elektronisch im Sinne des Gesetzes, weil sie per E-Mail ankommt. Entscheidend ist, ob ein Buchhaltungssystem Betrag, Steuersatz und Positionen ohne Abtippen übernehmen kann.

Technisch steht dahinter die europäische Normenreihe EN 16931, mit der das Europäische Komitee für Normung die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt hat; sie gibt die Verwendung des strukturierten Datenformates XML vor (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). In Deutschland erfüllen der Standard XRechnung und — unter bestimmten Voraussetzungen — das ZUGFeRD-Format diese Anforderung. Für die Arbeit am Shop heißt das: Es geht nicht um ein neues Rechnungslayout, sondern um eine zweite Datei neben dem Beleg, den der Kunde ansieht. Wer diese Trennung früh anlegt, muss später nicht zweimal umbauen. Wie tief die Unterscheidung zwischen Geschäfts- und Privatkunden dabei in die Preislogik hineinreicht, zeigt der Beitrag zu Kundengruppen und Nettopreisen im B2B-Shop.

Die Bestandsaufnahme beginnt nicht im Steuerbüro, sondern in der Bestellstrecke. Drei Fragen genügen für den ersten Befund: Erzeugt der Shop die Rechnung selbst oder gibt er die Bestellung an ein Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystem weiter? Welche Datei verlässt das System — ein gerendertes PDF aus einer Vorlage, ein HTML-Mailtext oder ein Datensatz? Und liegt die Rechnung im Kundenkonto zum Abruf bereit oder nur im Postausgang? In vielen Installationen erzeugt die Shop-Software den Beleg selbst und schickt ihn an der Bestätigungsmail mit. Genau diese Stelle ist der Hebel: Wer den Beleg dort einmal in ein hybrides Format überführt, ändert weder Layout noch Versandweg. Was ein Onlineshop an dieser Stelle leisten muss, hängt weniger vom Shop-System ab als von der Frage, wer die Rechnungsnummern vergibt.

Bei Installationen auf Basis von WordPress und einer Shop-Erweiterung steckt die Rechnungserzeugung oft in einem eigenen Zusatzmodul, dessen Vorlagen über die Jahre gewachsen sind. Dort findet sich regelmäßig ein zweiter Rechnungsweg für Sonderfälle — Vorkasse, Teillieferung, Gutschrift —, der beim Umbau vergessen wird und dann als einziger weiter reine PDF-Dateien ausgibt. Eine vollständige Liste aller Belegarten, die das System erzeugen kann, ist deshalb der erste wirkliche Arbeitsschritt. Sie ist auch die Grundlage für den Test: Jede Belegart muss einmal erzeugt, geöffnet und maschinell eingelesen werden, bevor der Stichtag zählt.

Die Ausgabeseite hat eine Frist, die Empfangsseite nicht. Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025) — das gilt unabhängig davon, ob selbst strukturiert ausgestellt wird. Noch deutlicher wird die Folge eines Versäumnisses: Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung zu empfangen, oder verweigert er die Annahme, hat er kein Anrecht auf eine alternative sonstige Rechnung durch den Aussteller. Für den Betrieb eines Shops bedeutet das vor allem eines: Der Posteingang, an dem Lieferantenrechnungen ankommen, gehört genauso in die Bestandsaufnahme wie der Rechnungsausgang. In der laufenden Website-Betreuung ist das der Punkt, der am seltensten dokumentiert ist.

Praktisch heißt Empfangsfähigkeit: Eine Adresse, die Anhänge in XML annimmt, ein Ablageort, an dem die Datei unverändert landet, und ein Weg, aus dem Datensatz eine lesbare Ansicht zu erzeugen. Letzteres ist notwendig, weil das strukturierte Format in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und nicht für eine Sichtprüfung durch das menschliche Auge geeignet ist. Wer die Rechnung prüfen will, braucht also eine Darstellung — beim hybriden Format liefert die Datei sie mit. Wie eng Pflichtangaben und maschinelle Auswertbarkeit sonst noch zusammenhängen, zeigt der Beitrag zu den Pflichtangaben nach GPSR und ProdSG.

Nach § 14b UStG sind ausgestellte und erhaltene Rechnungen acht Jahre aufzubewahren, und die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Eine Rechnung aus dem Januar 2027 liegt damit bis Ende 2035 im Zugriff. Für die Ablage folgt daraus mehr als eine Ordnerstruktur: Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Ein neu erzeugtes PDF, ein Export aus der Buchhaltung oder ein Ausdruck erfüllen das nicht. Ob die Ablage einen Ausfall übersteht, zeigt sich erst im Ernstfall — der Beitrag zum Testen von Sicherung und Wiederherstellung beschreibt, wie man das vorher prüft.

Acht Jahre sind länger als die meisten Verträge über Shop-Software und Betreuung laufen. Damit wird die Aufbewahrung zu einer Frage, die in den Vertrag gehört und nicht in die Systemeinstellungen: Wem gehören die Archivdateien, in welchem Format werden sie bei einem Wechsel herausgegeben, und wie lange bleibt der Zugriff nach dem Ende der Zusammenarbeit bestehen? Wer Laufzeiten und Kündigungsfristen ohnehin gerade prüft, findet die Systematik im Beitrag zu Website-Verträgen, Laufzeiten und Kündigungsfristen. Eine Archivkopie, die nur im Shop-System liegt, ist keine Aufbewahrung, sondern eine Wette auf den Fortbestand des Systems.