B2B-Onlineshop: Kundengruppen, Nettopreise und Freigaben

In Shopware in der Community Edition hängt fast jede Unterscheidung zwischen Verbraucher- und Geschäftskundengeschäft an einem einzigen Objekt: der Kundengruppe. Sie entscheidet, ob Preise netto oder brutto erscheinen, welche Preisliste greift, welche Zahlungs- und Versandarten sichtbar sind und ob ein Kunde einen geschützten Bereich überhaupt betreten darf. Wer diese Entscheidung früh und sauber trifft, spart sich später Sonderfälle in jedem zweiten Template.

Praktisch bewährt hat sich eine Aufteilung in mindestens drei Gruppen: Privatkunden, Geschäftskunden in Prüfung und geprüfte Geschäftskunden. Die mittlere Gruppe ist die wichtige. Eine Registrierung als Geschäftskunde ist zunächst nur eine Behauptung — Firmenname, Rechtsform und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stehen in einem Formular, mehr nicht. Erst nach der Bestätigung dieser Nummer und einer kurzen Sichtprüfung wandert der Kunde in die Gruppe, die Nettopreise, Staffeln und Rechnungskauf sieht. Bis dahin kauft er zu Bruttopreisen und per Vorkasse, ohne dass ihn die Seite abweist.

Diese sechs Punkte sind zugleich die Prüfliste für den Aufbau. Sobald eine dieser Eigenschaften im Shop an etwas anderem hängt als an der Kundengruppe — an einem Textbaustein, an einem Häkchen im Artikel, an einer IP-Adresse —, entsteht ein Sonderfall, der beim nächsten Sortimentswechsel vergessen wird. Die Kundengruppe ist die einzige Stelle, an der die Unterscheidung dauerhaft trägt.

Ein Eingabefeld für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist schnell gebaut. Es beantwortet nur nicht die Frage, auf die es ankommt: Gehört diese Nummer zu diesem Kunden und ist sie heute gültig? Für Lieferungen ins EU-Ausland ist das keine Formalie, sondern die Bedingung für die Steuerfreiheit. § 6a Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 UStG macht die Verwendung einer gültigen, von einem anderen Mitgliedstaat erteilten Nummer zur Voraussetzung der innergemeinschaftlichen Lieferung.

Bestätigen lassen kann man die Nummer beim Bundeszentralamt für Steuern: Nach § 18e Nummer 1 UStG bestätigt die Behörde auf Anfrage die Gültigkeit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Name und Anschrift der Person, der sie von einem anderen Mitgliedstaat erteilt wurde. Diese qualifizierte Bestätigung ist der Unterschied zwischen „die Nummer sieht plausibel aus“ und einem Nachweis, den man in zwei Jahren noch vorlegen kann. Für den Shop heißt das: Bestätigungsergebnis mit Zeitstempel am Kundenkonto speichern, den Wechsel in die Gruppe der geprüften Geschäftskunden erst danach auslösen und eine Wiedervorlage setzen, wenn sich Firmierung oder Anschrift ändern.

Drei Zeilen, drei Aussagen: Der geschützte Bereich leitet einen anonymen Abruf auf die Anmeldung um, ohne Anmeldung ist auf der Artikelseite kein Nettohinweis zu finden, und mit der Sitzung eines geprüften Geschäftskunden erscheint er. Diese Prüfung gehört nach jedem größeren Update in den Ablauf, weil Sichtbarkeitsregeln erfahrungsgemäß still zurückspringen. Sie setzt außerdem eine funktionierende Verschlüsselung voraus — was sich daran ab 2026 ändert, steht in HTTPS-Zertifikate: kürzere Laufzeiten ab 2026 einplanen.

Rechnungskauf ist im Geschäftskundengeschäft weniger ein Zahlungsverfahren als eine Erwartung. Die Frage ist deshalb selten, ob er angeboten wird, sondern mit welchem Zahlungsziel und ab welchem Prüfergebnis. Das Gesetz zieht dabei eine Grenze: Nach § 271a Absatz 1 Satz 1 BGB ist eine Vereinbarung, nach der der Gläubiger die Erfüllung erst nach mehr als 60 Tagen verlangen kann, nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen und im Hinblick auf die Belange des Gläubigers nicht grob unbillig ist. Für die Auswahl im Bestellweg genügen meist zwei feste Stufen; längere Ziele gehören in den Rahmenvertrag. Für Klauseln in Allgemeinen Geschäftsbedingungen kommt § 308 Nummer 1a BGB dazu: Behält sich der Verwender, der kein Verbraucher ist, für die Erfüllung einer Entgeltforderung seines Vertragspartners mehr als 30 Tage nach Empfang der Gegenleistung vor, ist das im Zweifel unangemessen lang — und diese Nummer nimmt § 310 Absatz 1 Satz 1 BGB gegenüber Unternehmern gerade nicht aus. Wie Laufzeiten und Fristen in solchen Verträgen sauber geregelt werden, zeigt Website-Verträge: Laufzeiten und Fristen zum Jahresende.

Für den Fall, dass nicht gezahlt wird, sind die Werte zwischen Unternehmen ebenfalls festgeschrieben. Der Verzugszinssatz für Entgeltforderungen beträgt neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn kein Verbraucher beteiligt ist (§ 288 Absatz 2 BGB), und der Gläubiger hat zusätzlich Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 Absatz 5 BGB). Diese beiden Zahlen gehören in die Zahlungsbedingungen und in die Mahntexte, weil sie sonst bei jedem einzelnen Vorgang neu nachgeschlagen werden.

Die Rechnung ist im Geschäftskundengeschäft ein Dokument mit Pflichtinhalt. § 14 Absatz 4 UStG zählt die Pflichtangaben in den Nummern 1 bis 10 auf, darunter den anzuwendenden Steuersatz und den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag — oder, im Fall einer Steuerbefreiung, einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Genau an diesem Hinweis scheitert ein Shop ohne Kundengruppenlogik, denn er kennt nur einen einzigen Rechnungstext.

Drei Fälle sind zu trennen. Bei einer Lieferung an einen inländischen Geschäftskunden weist die Rechnung die Umsatzsteuer aus. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung an einen Unternehmer in einem anderen Mitgliedstaat bleibt die Lieferung steuerfrei, sofern der Abnehmer eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet hat; in der Rechnung sind dann die Nummern beider Seiten anzugeben (§ 14a Absatz 3 Satz 2 UStG). Und erbringt ein Unternehmer eine Leistung, für die der Leistungsempfänger nach § 13b Absatz 5 UStG die Steuer schuldet, gehört die Angabe zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers in die Rechnung.

Für den Shop bedeutet das drei Rechnungsvorlagen statt einer, ausgewählt über Kundengruppe, Sitz des Kunden und Prüfergebnis der Nummer — und nicht über ein Häkchen, das jemand von Hand setzt. Es bedeutet außerdem, dass das Prüfergebnis zum Zeitpunkt der Bestellung gespeichert wird und nicht nur der jeweils aktuelle Stand: Wird eine Nummer ein Jahr später ungültig, muss die alte Rechnung trotzdem erklärbar bleiben. Welche Pflichtangaben zusätzlich am Artikel selbst hängen, steht in GPSR und neues ProdSG: Pflichtangaben im Onlineshop.

Der Aufbau eines Geschäftskundenbereichs ist in erster Linie Datenarbeit: Kundengruppen definieren, Preislisten aus der Warenwirtschaft übernehmen, Prüfergebnisse speichern, Rollen im Firmenkonto anlegen. Der sichtbare Teil — Nettopreis statt Bruttopreis, ein zusätzliches Feld im Bestellweg — ist der kleinere. Deshalb lohnt es sich, vor dem ersten Entwurf drei Fragen zu beantworten: Welche Kunden kaufen zu welchen Preisen? Wer darf bei diesen Kunden bestellen? Und welche dieser Daten liegen schon strukturiert in der Warenwirtschaft?

Wir bauen solche Shops mit Shopware in der Community Edition: Kundengruppen und Preislisten einrichten, Netto- und Bruttodarstellung sauber trennen, Registrierung mit Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungskauf mit Zahlungsziel, Bestellfreigaben als Option mit Ihrer Shopware-Lizenz, Übernahme der Artikeldaten aus der vorhandenen Warenwirtschaft. Wie ein solcher Shop aufgesetzt wird und woran der Aufwand hängt, steht auf der Seite zum Onlineshop; die laufende Pflege danach — Updates, Sicherheitsstände, Anpassungen an der Preisstruktur — beschreibt die Website-Betreuung.